Tips rundt planlegging av årets bedriftsarrangementer

Bedriftsarrangement, teambuilding

Et nytt år har begynt vi deler noen tips rundt planlegging av årets bedriftsarrangementer. Viktigst av alt er å legge en plan i god tid på forhånd. Dette gir oversikt og forutsigbarhet til planleggingen. Har du mulighet til å  legge opp et årshjul for alle aktiviteter og arrangement i løpet av året gir dette mange fordeler.

Save the dates

Sett opp datoer for det kommende årets arrangementer i god tid. Dette gjør at flere av de ansatte kan ha mulighet til å delta. Mange ansatte har familie og aktive liv som de må ta hensyn til. Det er mange som reiser mye både privat og på ulike jobboppdrag og om datoene er klar tidlig er det lettere å planlegge og få ting til å passe inn i kalenderen.

Hva vil vi gjøre?

Definer hvilke aktiviteter du ønsker å gjennomføre. Det er mange muligheter, men hva passer best for dere? Dersom det er mange barnefamilier i bedriften setter nok de ansatte pris på et familiearrangement; familiedag med aktiviteter, juleverksted eller juletrefest? Innendørs eller utendørs, her er det uendelige muligheter.

Tradisjon med sommerfest eller blåtur står sterk fremdeles. Denne kan tas både før og etter ferien, men ofte er været bedre i august/september. Da kan sommerfesten også fungere som en kick-off for sesongen.

Noen ønsker å ta med en gruppe, avdeling el. til utlandet eller på en overnattingstur lokalt eller et annet sted i landet. Julebord, internseminar, jubileum, lansering? Både store og små aktiviteter bør planlegges i god tid.

Budsjett

Jo, flere arrangementer som er planlagt på forhånd, desto enklere blir det å budsjettere både for hvert arrangement og samtidig ha oversikt over de totale kostnadene knyttet til disse aktivitetene. Dersom du er ute i god tid med planleggingen er det lettere å sammenligne priser og du kan kanskje forhandle priser om du velger å ha flere arrangement på samme sted? Jo bedre tid du har til å planlegge, jo bedre vil resultatet bli.

Lag et årshjul

Hvordan lage et Årshjul i praksis? Sett opp de aktivitetene du mener dere skal gjennomføre i løpet av året. Involver gjerne ulike grupper av de ansatte. Hva mener de at de trenger? Det er viktig å evaluere fjorårets og tidligere arrangement slik at det er mulig å gjøre forbedringer og endringer. Kanskje det kan være gunstig med tanke på både kostnader og tidsbruk å slå sammen ulike aktiviteter? Salgsmøte og teambuilding. Internseminar og julebord?

Vi håper våre tips rundt planlegging av årets bedriftsarrangementer kommer til nytte – Lykke til med planleggingen!

PS: Her er et annet innlegg som kanskje er av interesse for deg 🙂