Innlegg

Har du konfirmant i år? Konfirmasjonsdagen skal være en hyggelig feiring med en personlig ramme, og det er en stor dag for konfirmanten og familien rundt. Les våre tips om du vil senke skuldrene og nyte konfirmasjonsdagen sammen med konfirmanten og familien din 🙂

Vi nærmer oss et nytt år og vi vil dele noen tips til planlegging av neste års bedriftsarrangementer. Det er lurt å legge en plan for neste års aktiviteter og arrangement i god tid på forhånd. Dette gir oversikt og forutsigbarhet til planleggingen. Et av våre tips er å legge opp et årshjul for aktiviteter og arrangement, det gir mange fordeler.

Våre tips:

• Sett opp datoer for det kommende årets arrangementer i god tid. Dette gjør at flere av de ansatte kan ha mulighet til å delta. Mange av de ansatte har familie og aktive liv som de må ta hensyn til. Mange reiser mye både privat og på ulike jobboppdrag. Dersom datoene er klar tidlig er det lettere å planlegge og få ting til å passe inn i kalenderen.

• Definer hvilke aktiviteter du ønsker å gjennomføre; Familiedag, sommerfest, blåtur, internseminar, kick-off/Teambuilding, julebord med ektefeller, utenlandsreiser, ulike events eller markeringer som et jubileum? Det er lurt å planlegge både store og mindre arrangement.

• Budsjett: jo flere arrangementer som er planlagt på forhånd, desto enklere blir det å budsjettere både for hvert arrangement og samtidig ha oversikt over de totale kostnadene knyttet til slike aktiviteter. Dersom du er ute i god tid med planleggingen er det lettere å sammenligne priser og du kan kanskje forhandle priser om du velger å ha flere arrangement på samme sted? Jo bedre tid du har til  planlegge jo bedre vil resultatet bli.

• Hvordan lage et Årshjul i praksis? Sett opp de aktivitetene du mener dere skal gjennomføre i løpet av året. Involver gjerne ulike grupper av de ansatte. Hva mener de at de trenger? Det er viktig å evauere fjorårets og tidligere arrangement slik at det er mulig å gjøre forbedringer og endringer. Kanskje det kan være gunstig med tanke på både kostnader og tidsbruk å slå sammen ulike aktiviteter? Salgsmøte og teambuilding. Internseminar og julebord?

Tiden går fort når man har det gøy sies det, og uken har virkelig flydd forbi. Vi jobber med mange prosjekt samtidig og variasjonen er stor- Denne uken har det vært både konfirmasjon og julebord i skjønn forening. Samtidig som vi jobber med det som er rett rundt hjørnet er det viktig å tenke litt lengre frem i tid også. Selv om du kanskje synes det er for tidlig å tenke på pinnekjøtt og julestemning så er det mange som allerede er godt i gang, eller til og med ferdig med å planlegge julebordet. Vi har allerede mange julebord i kalenderen og flere tilbud er sendt ut denne uken. Vi venter i spenning på tilbakemeldingene og håper at enda flere vil bruke Arrangøren for å få på plass et fantastisk julebord.

Musikalsk konfirmasjon på Troldhaugen

Høydepunktet denne uken kom definitivt på søndag når vi kunne ta imot en forventningsfull konfirmant med familie på Troldhaugen. Vi hadde fått ansvaret for store deler av planleggingen og ikke minst fikk vi sette prikken over ien med å pynte lokalet. Konfirmanten var en stilbevisst og bestemt ung dame som visste hva hun ville ha. Vi har lagt vårt sjel ned i å lage en dekor som skulle leve opp til forventningene. Dekoren var klassisk med grønt og hvitt på bordet. For å få inn en litt mer ungdommelig og feminin stemning pyntet vi opp med ballonger i ulike duse rosatoner. Vi var veldig spent da konfirmanten kom for å inspiserer, og heldigvis falt det i smak, det var det ingen tvil om når vi så smilet hennes 🙂
Det ble en innholdsrik konfirmasjonsfest da alle gjestene i forkant av middagen ble invitert på omvisning og konsert i Troldsalen. Med herlig mat fra Le Chef og et innholdsrikt kakebord som avslutning, regner vi med det ble en vellykket feiring. Vi fikk dessverre ikke smake på godbitene, som for eksempel det flotte kaketårnet fra The Flying Cakery. Vi har heldigvis fått smake på kakene deres før og vet at de smaker like godt som de ser ut.

Tips og råd

Vi liker å drive research både ute i feltet og ikke minst på nettet. Slik sørger vi for at detaljene er på plass for et best mulig resultat på hvert eneste arrangement. Vi er alltid på jakt etter inspirasjon for å finne detaljene som skaper det lille ekstra. Det er kjempegøy at så mange spør oss om råd, og vi svarer så godt vi kan. Er det noe du lurer på rundt festplanlegging? Hvorfor ikke sende oss et spørsmål? Kanskje vi kan hjelpe deg 🙂

September vår jubileumsmåned

September er her og i tillegg til å være den første høstmåneden er dette Arrangøren sin jubileumsmåned. Det er faktisk allerede tre år siden vi startet dette eventyret, og for en reise det har vært. I september skal vi ta noen tilbakeblikk på høydepunkt til nå, og vi skal vi feire litt. Vi har jobbet med markeds og publiseringsplaner, og vi har planer om å finne på mye gøy denne måneden. Følg med!
Vi setter utrolig stor pris på å få jobbe med det vi elsker. Det har vært en drøm som gikk i oppfyllelse for oss og når vi får stadig nye henvendelser fra både gamle og nye kunder føler vi at vi er på rett vei. Mye hardt arbeid er det, men det er ingenting som er gøyere enn å få positive og gode tilbakemeldinger fra fornøyde kunder. Det varmer oss langt inn i hjerteroten og gir oss ekstra energi til å fortsette. Nå gir vi gass og gleder oss til alt som skal komme 🙂
Hilsen Mette-Christine og Vibeke

Så gøy å få ha kreativiteten i fokus – hver dag. Selv om det skiftet fra vår til vinter denne uken, og stemningen var litt laber, gjør kreativitet og spennende oppgaver dagene våre kjekke. Vi blir nemlig raskt i godt humør igjen når vi snakker med nye kunder. Spennende forespørsler tikker inn, og vi føler oss heldige som får arbeide med det vi brenner for. Vi vet aldri helt hva som skjer fra dag til dag. Store variasjoner gjør jobben vår spennende og vi holder oss skjerpet.

Hjernen hviler nemlig ikke et sekund på kontoret. Nye konsepter og kreativt innhold skapes før tilbud sendes ut. Vi er heldige og vet det er mange som misunner oss jobben vår. Vi skjønner jo hvorfor – vi har verdens beste jobb 🙂 For en reise det har vært å følge grunderdrømmen. Selv om det koster, og innebærer knallhard jobbing 24/7, synes vi virkelig det er verdt det. Takk til dere alle sammen som gir oss så mye spennende å jobbe med.

Stor variasjon i oppdrag

Tirsdag stod Grūndermessen på planen. Noen uker i forveien hadde vi blitt kontaktet av leder og initiativtaker for messene i de ulike byene, Mats Vold. Vårt oppdrag var å være koordinator for nettverksmiddagen. Valget falt på Grand Hotel Terminus. Hotellet har en sentral beliggenhet med nærhet til Grieghallen. Dette passet perfekt for anledningen. Bordene og bufféten fortjente et løft og vi dekorerte derfor i vårlige farger. Fine tilbakemeldinger fra gjester motiverer oss, og vi håper resten av kvelden var hyggelig. Tusen takk for oppdraget, vi hjelper gjerne igjen neste år.

Planlegging i fokus

Kirkeklokkene klinger i det fjerne og bryllupssesongen nærmer seg med stormskritt. Vi jobber tett med flere brudepar for å finne den perfekte dekor og stylingstil til deres store dag. Mange detaljer skal avklares og vi møter alle flotte brudepar flere ganger underveis i prosessen. Vi gleder oss vilt til selve dagen, og er nesten like spent som brudeparene på sluttresultatet. Stikkordet er i alle fall grønt – les gjerne våre tips om grønndekor på bloggen.

Denne uken har vi vært faktisk vært mer ute i møter enn inne på kontoret. Et av møtene var på hyggelige Colonialen Paradis der vi traff to kommende 40 åringer. Disse flotte damene har leid oss inn som stylister til deres feiring i september. Vi liker godt kunder som setter pris på grundig planlegging. Det kommer til å bli en knallbra fest med mye glitter og stas. Vi gleder oss.

Hurra for gode samarbeidspartnere!

Etter Colonialen var neste møte på toppen av Galleriet med Edvard fra Accomodate. Accomodate og Arrangøren har jobbet sammen på flere prosjekter, noe vi synes er svært hyggelig. Nå har vi nye oppdrag på gang og det er veldig kjekt å kunne hjelpe hverandre. Vi digger å jobbe sammen med andre selskaper i bransjen, og har så langt samarbeidet med både Det gode selskap, Possibility, CiC, Mana Communication og Arrangementstjenester. Flere ulike hoteller tar også kontakt med oss når deres kunder ønsker det lille ekstra. Vi håper på flere samarbeidsprosjekter i fremtiden.

Det vi liker aller best, er å kjøre egne prosjekter fra A-Å, men det er mangfoldet av oppdrag som trigger oss til å fortsette. Ta gjerne kontakt om du ønsker at vi skal være en del av ditt lag.

Vi har også sendt ut et nyhetsbrev med fokus på sommerfester denne uken. Ønsker du noen tips? klikk her.

Hemmelig oppdrag

Fredag ettermiddag lastet vi bilen full for å reise ut på et hemmelig oppdrag. Fruen til den kommende 50-åringen hadde leid oss inn for å hjelpe både med innhold og styling av festen. Tema var Cowboy/Country og et kjempegøy oppdrag der vi virkelig fikk utfolde oss i all vår kreativitet. Gratulerer så masse med dagen til jubilanten – vi håper feiringen ble en vellykket overraskelse. Takk også til Gunnar i Eventtjenester for diverse dekor. Det er godt at det finnes noen andre som liker å samle på masse rare ting. Vi kommer gjerne igjen og plukker spennende elementer på lageret ditt.

Vi runder av uken med et smell for jubilanter og gode samarbeidspartnere. Vi skal nyte resten av helgen med trening, fotballkamper og kanskje en familietur. Ha en herlig søndag.

Hilsen Mette-Christine og Vibeke

 

 

Å planlegge et arrangement tar som regel mye mer tid enn det som var planlagt. Bedrifter som gjør dette internt, må ofte nedprioritere andre arbeidsoppgaver for å komme i mål. Et vellykket bedriftsarrangement krever et våkent øye. Mange detaljer skal på plass og inkluderer ofte koordinering av flere ulike aktører. Ordet Event assosierer du gjerne med svære produksjoner, kjente artister på store scener, lysshow og konferansierer kjent fra TV. Event eller arrangementer kommer i alle typer størrelser og innpakninger, og ved å benytte kreativitet og et godt kontaktnett, kan du virkelig skille deg ut.  Vi i Arrangøren har satt opp 5 tips til et vellykket bedriftsarrangement som er viktig å tenke på uansett størrelse på arrangementet ( eller budsjettet).

1. –  Planleggingsfasen – gjør grundig research

Lite eller stort med få eller mange deltakere – når et arrangement skal planlegges er det viktig å tenke på detaljene. Finn svar på følgende spørsmål:

  • Hva er hensikten er med arrangementet og hvordan er gruppen av deltakere sammensatt?
  • Kjønnsfordeling, alderssammensetning, er det kun ansatte eller er de ansatte invitert med følge?
  • Er det et budskap som skal presenteres eller er det en ren sosial begivenhet?
  • Fallgruber – noe en bør være ekstra obs på?
  • Budsjett for arrangementet

Planleggingen og researchdelen er avgjørende for å finne frem til de beste løsningene. Vær grundig i denne fasen, og få et perfekt grunnlag for et vellykket bedriftsarrangement.

 

2. Prosjektledelse – mange baller i luften

Ikke undervurder planleggingstiden til et vellykket bedriftsarrangement. Søk gjerne hjelp ved å leie inn en profesjonell arrangør- i god tid. Har du tidspress, kan gjerne en profesjonell arrangør «trylle frem» et godt resultat ved å benytte sin ekspertise og sitt kontaktnett. En ekstern prosjektleder/planlegger gir tilgang på solid fagkunnskap, og vet hva det innebærer å organisere ulike typer arrangementer. De kjenner også til smarte innkjøp og hvor en får fatt i ulik dekor og utstyr som passer din bedrift perfekt.

En profesjonell arrangør kan lede arrangementet fra A til Å, eller være inkludert i deler av prosessen. Planleggeren fungerer som en trygg sparringspartner som bidrar med gode ideer og  hjelp til å skape den røde tråden. Det at eksterne tar seg av alle detaljer har sine fordeler for deg. Effektivt og tidsbesparende for virksomheten.

Festplanleggere er profesjonelle med et solid nettverk av samarbeidspartnere som alle deler ønsket om å skape et vellykket arrangement for din bedrift. De har også et våkent øye for alt som kan gå galt underveis i prosessen eller under selve arrangementet, og er forberedt på slike situasjoner. En annen positiv effekt ved å overlate ansvaret, er mindre stress på forhånd, noe som vil gjøre at du kan stille avslappet og forberedt som vertskap til arrangementet.

 

3. Tid er penger

Hvem står for planleggingen internt og har den/de egentlig tid til dette? Mange bedrifter har en egen primusmotor eller festkomiteer som alltid setter i gang arrangementer i tillegg til sine ordinære arbeidsoppgaver. Har den/de egentlig tid å være prosjektleder for bedriftens arrangementer ? Ved å overlate denne type oppgaver til profesjonelle, sparer bedriften tid internt i organisasjonen. Kanskje det ikke blir så dyrt som du tror?

 

4. Ikke vær redd for å skille deg ut

De mest minnerike og vellykkede arrangementer, er oftest de som er noe litt utenom det vanlige. En ekstern planlegger vil kanskje ha en annen oppfattelse av din organisasjon og komme med forslag som kan være nyskapende og annerledes og dermed skape engasjement blant gjestene/deltakerne. En minnerik sammenkomst skaper fornøyde medarbeidere, og kan bli en positiv snakkis på kontoret i etterkant.

Bedrifter har gjerne flere arrangementer i løpet av et år og for å få flest mulig til å komme, og for å få et godt utbytte, er det gjerne en ide å tenke litt nytt dersom det finnes etablerte tradisjoner.

5. Vær i forkant og vis de ansatte at de er viktige

Mye skjer gjennom et helt år, og mange er fanget av tidsklemmen. Planlegg i forkant og legg opp til et årshjul. Ha en synlig kalender på hva som skjer gjennom året. Det gir større sannsynlighet for at ansatte melder seg på ulike arrangementer. Å ta styring over tidsplanleggingen i god tid på forhånd, gir høyere deltagelse.

Send ut evalueringsskjema: Gjør det til en vane å alltid be om tilbakemeldinger. Følelsen av å bli hørt, og tatt med på beslutninger, danner god bedriftskultur. La de ansatte evaluere ulike bedriftsarrangementer. Dette kan også gi en god pekepinn på hvilke arrangementer dere skal prioritere i fremtiden.

Da gjenstår det bare å ønske dere lykke til med kommende arrangementer, og husk at vi gjerne stiller opp om dere ønsker profesjonell hjelp.

Ha en flott høst – Hilsen Mette-Christine og Vibeke

En herlig uke med litt mer sol og sommer, og dagene har passert i rekordfart. Vi ønsker å forlenge sommeren, men høsten er her og det er mange kommende arrangement som skal planlegges. Faktisk er det full fart med bestillinger og forespørsler om høstlige arrangementer og julebord.

Denne uken har vi brukt mye tid på hyggelige telefonsamtaler og å farte rundt i flotte Bergen by. Det er utrolig kjekt å få presentere oss, og fortelle hva vi kan bidra med i møter med nye og potensielle kunder. Ikke minst er det kjekt å få gode råd på veien om grunderlivet fra personer som Frode Hetlevik hos Finn Schjoll. Han har massiv grundererfaring og kan vise til en formidabel bedrift etter 30 år. Takk for flotte råd på veien.

Kjærlighet ved første blikk

Vår kjære samarbeidspartner Kokke og Serveringstjenester AS, ga oss en spennende nyhet vi virkelig ble begeistret for. Det var kjærlighet ved første blikk når vi møtte Tuk- Tuk.

Tuk-Tuk skal benyttes som mobil serveringsvogn ute på arrangementer, og leveres med servitør. Helt ypperlig å benytte for å få servert nattmat i et bryllup eller hvorfor ikke i oppkjørselen til hjemmefesten for å slippe rot på kjøkkenet, eller som et supplement til julebordet? Mulighetene er mange, og vi digger dette.

Vi har også hatt gleden av å møte kreative Laila, alias «Home made by me». Hun er kreativ til tusen, og vi anbefaler dere å ta en titt på hennes facebookside. Du vil raskt oppdage at denne damen kan sine saker. Hun lager alt selv og vi kunne godt ha tenkt oss både det ene og det andre fra hennes verksted. Du inspirerer.

Miriam reiser til New York

Miriam har hatt praksisplass hos Arrangøren siden mai, og nå er tiden inne for å si «på gjensyn». Vi har hatt stor nytte og glede av å ha Miriam med på laget vårt i en hektisk sommerperiode. Vi håper  hun har med seg verdifull erfaring i bagasjen når hun nå returnerer til studiene i New York. Lykke til og velkommen tilbake til Arrangøren ved en senere anledning. Du er super.

Uken vår ble avsluttet på en fantastisk måte. Vi digger å være ute på oppdrag, og lørdag hadde vi en kjempegøy dag på jobb.  På oppdrag for Possibility i anledning lanseringsfesten for BT Junior storkoste vi oss. På bildet ser du Vibeke ved selfieveggen sammen med selveste Pikachu – utrolig mange morsomme bilder ble tatt her. Les mer om BT Junior. Et flott arrangement, og vi ønsker BT Junior lykke til.

Idag lader vi batteriene sammen med familien i fint søndagsvær før ny uke der tilbud og anbefalinger rundt høstlige arrangementer og julebord skal utvikles for flere potensielle kunder. Takk for tillit, og for at vi får arbeide med det vi elsker – hver dag.

Hilsen fra Mette og Vibeke

Bursdag – kanskje den viktigste dagen i året, i alle fall for de minste, omtrent like viktig som julaften! I alle fall er det sånn med våre barn. De gleder seg til, og snakker om bursdagen sin i måneder på forhånd. Samtidig som barna gleder seg, vet vi at det er det mange foreldre som kvir seg. Forventningene kan være store og som foreldre vil vi gjerne innfri. Bekymringene og spørsmålene kan bli mange når den store dagen nærmer seg. Hva skal vi finne på i år? Vi kan jo ikke gjøre det samme som i fjor. Hva gjorde de hos naboen? Jeg har ikke tid til å bake en flott kake…

Her presenterer vi 5 gode råd til barnebursdag. Våre beste råd for hvordan både store og små kan bli fornøyd med bursdagsfeiringen:

1 – Gjør det personlig – ha besøket hjemme
Mange vegrer seg for å ha bursdagsbesøk hjemme fordi de synes de har for liten plass. Med litt planlegging er det mye som er mulig. Det kan bli like vellykket bursdagsbesøk i en mindre leilighet som i et større hus. Har du ikke stort nok spisebord til 15 jenter? – Ha piknik på stuegulvet!

Hvis du mener at du har for liten plass eller du rett og slett ikke vil utsette huset eller leiligheten for påkjenningen – lei et lokale. Hvis du er på jakt etter et lokale, tenk på at det som oftest er mye billigere å leie et lokale på en ukedag enn i helgen. Mange borettslag, sameielag etc. har grendehus eller selskapslokaler som kan passe bra til en barnebursdag.

Uansett om besøket er hjemme eller i et lokale, tenk på at det skal være personlig, og at på denne dagen er det viktig at bursdagsbarnet får litt ekstra positiv oppmerksomhet.

2 – Velg et tema
Med et tema for festen er det mye enklere å planlegge både aktiviteter, hvilken mat som skal serveres og hvordan du kan pynte huset eller lokalet for å skape den rette feststemningen. Temafest trenger ikke å bety at gjestene skal kle seg ut, men temaet danner en ramme for selskapet og er med på å skape en stemning. Dersom barna liker å kle seg ut, så er det selvfølgelig ekstra gøy at gjestene kommer utkledd i stil med temaet.

3 – Bruk litt tid på pynten
Du kan med enkle grep få stuen eller et anonymt lokale til å stråle – her er det fest! Bruk for eksempel vimpelrekker, ballonger og pomponger for å skape stemning og for å få det riktige uttrykket. Med enkle midler kan du lage kjempefin pynt selv. Det er massevis av «gjør det selv tips» (DIY) å finne på nettet. Hvis du ikke er klippe/lime typen så er det mye flott å få kjøpt i de mange nettbutikkene som selger festeffekter.

4 – Prøv noe nytt
Er det absolutt nødvendig med kake i en barnebursdag? – Nei, ikke i det hele tatt! Noen elsker å bake og da er det selvfølgelig bare gøy å bake flotte kaker til bursdagen. Men selv om det absolutt er en bakebølge over Norge for tiden så finnes det en del mennesker der ute som ikke liker å bake i det hele tatt. For disse spesielt vil vi gjerne understreke at det absolutt ikke er nødvendig med en fancy designkake eller cupcakes med kunstferdig frosting for at barna skal bli fornøyd!

Et alternativ til å servere de vanlige kakene og bollene, er å lage til et dessertbord. Et dessertbord kan fylles med mange ulike ting, bare fantasien, og smaken selvfølgelig, setter begrensninger. Vår erfaring er at veldig mange barn elsker ferdigkjøpte kokosboller og sjokoladekjeks. Porsjonsbegre med fruktsalat pleier også å være veldig populært har vi erfart. Du kan ellers fylle opp skåler med smågodt, chips eller popcorn. Is og gele er også gode erstatninger for kake.

Dersom du ønsker å bake mer, men trenger litt hjelp på veien, finnes det mange gode bakeblogger der ute med flotte oppskrifter og gode råd. Noen av de mest besøkte bakebloggene i Norge er Det søte liv. Og Passion for baking. Dersom du er mindre glad i å bake så er det alltid et godt alternativ å bestille kake fra noen som er spesialister på dette. I Bergen kan vi anbefale The Flying Cake. Det finnes mange som baker og selger flotte kaker til privatpersoner. Det er bare til å gjøre et søk på hvem som finnes i ditt nærområde.

5 – Søk hjelp!
Hvis du fremdeles er usikker på hvordan du skal gripe bursdagen an etter å ha lest disse rådene så er det et råd som gjenstår – Søk hjelp!
Vi er her for å hjelpe deg 🙂