Tag Archive for: festplanleggere

, , , , ,

5 tips til et vellykket bedriftsarrangement

Å planlegge et arrangement tar som regel mye mer tid enn det som var planlagt. Bedrifter som gjør dette internt, må ofte nedprioritere andre arbeidsoppgaver for å komme i mål. Et vellykket bedriftsarrangement krever et våkent øye. Mange detaljer skal på plass og inkluderer ofte koordinering av flere ulike aktører. Ordet Event assosierer du gjerne med svære produksjoner, kjente artister på store scener, lysshow og konferansierer kjent fra TV. Event eller arrangementer kommer i alle typer størrelser og innpakninger, og ved å benytte kreativitet og et godt kontaktnett, kan du virkelig skille deg ut.  Vi i Arrangøren har satt opp 5 tips til et vellykket bedriftsarrangement som er viktig å tenke på uansett størrelse på arrangementet ( eller budsjettet).

1. –  Planleggingsfasen – gjør grundig research

Lite eller stort med få eller mange deltakere – når et arrangement skal planlegges er det viktig å tenke på detaljene. Finn svar på følgende spørsmål:

  • Hva er hensikten er med arrangementet og hvordan er gruppen av deltakere sammensatt?
  • Kjønnsfordeling, alderssammensetning, er det kun ansatte eller er de ansatte invitert med følge?
  • Er det et budskap som skal presenteres eller er det en ren sosial begivenhet?
  • Fallgruber – noe en bør være ekstra obs på?
  • Budsjett for arrangementet

Planleggingen og researchdelen er avgjørende for å finne frem til de beste løsningene. Vær grundig i denne fasen, og få et perfekt grunnlag for et vellykket bedriftsarrangement.

 

2. Prosjektledelse – mange baller i luften

Ikke undervurder planleggingstiden til et vellykket bedriftsarrangement. Søk gjerne hjelp ved å leie inn en profesjonell arrangør- i god tid. Har du tidspress, kan gjerne en profesjonell arrangør «trylle frem» et godt resultat ved å benytte sin ekspertise og sitt kontaktnett. En ekstern prosjektleder/planlegger gir tilgang på solid fagkunnskap, og vet hva det innebærer å organisere ulike typer arrangementer. De kjenner også til smarte innkjøp og hvor en får fatt i ulik dekor og utstyr som passer din bedrift perfekt.

En profesjonell arrangør kan lede arrangementet fra A til Å, eller være inkludert i deler av prosessen. Planleggeren fungerer som en trygg sparringspartner som bidrar med gode ideer og  hjelp til å skape den røde tråden. Det at eksterne tar seg av alle detaljer har sine fordeler for deg. Effektivt og tidsbesparende for virksomheten.

Festplanleggere er profesjonelle med et solid nettverk av samarbeidspartnere som alle deler ønsket om å skape et vellykket arrangement for din bedrift. De har også et våkent øye for alt som kan gå galt underveis i prosessen eller under selve arrangementet, og er forberedt på slike situasjoner. En annen positiv effekt ved å overlate ansvaret, er mindre stress på forhånd, noe som vil gjøre at du kan stille avslappet og forberedt som vertskap til arrangementet.

 

3. Tid er penger

Hvem står for planleggingen internt og har den/de egentlig tid til dette? Mange bedrifter har en egen primusmotor eller festkomiteer som alltid setter i gang arrangementer i tillegg til sine ordinære arbeidsoppgaver. Har den/de egentlig tid å være prosjektleder for bedriftens arrangementer ? Ved å overlate denne type oppgaver til profesjonelle, sparer bedriften tid internt i organisasjonen. Kanskje det ikke blir så dyrt som du tror?

 

4. Ikke vær redd for å skille deg ut

De mest minnerike og vellykkede arrangementer, er oftest de som er noe litt utenom det vanlige. En ekstern planlegger vil kanskje ha en annen oppfattelse av din organisasjon og komme med forslag som kan være nyskapende og annerledes og dermed skape engasjement blant gjestene/deltakerne. En minnerik sammenkomst skaper fornøyde medarbeidere, og kan bli en positiv snakkis på kontoret i etterkant.

Bedrifter har gjerne flere arrangementer i løpet av et år og for å få flest mulig til å komme, og for å få et godt utbytte, er det gjerne en ide å tenke litt nytt dersom det finnes etablerte tradisjoner.

5. Vær i forkant og vis de ansatte at de er viktige

Mye skjer gjennom et helt år, og mange er fanget av tidsklemmen. Planlegg i forkant og legg opp til et årshjul. Ha en synlig kalender på hva som skjer gjennom året. Det gir større sannsynlighet for at ansatte melder seg på ulike arrangementer. Å ta styring over tidsplanleggingen i god tid på forhånd, gir høyere deltagelse.

Send ut evalueringsskjema: Gjør det til en vane å alltid be om tilbakemeldinger. Følelsen av å bli hørt, og tatt med på beslutninger, danner god bedriftskultur. La de ansatte evaluere ulike bedriftsarrangementer. Dette kan også gi en god pekepinn på hvilke arrangementer dere skal prioritere i fremtiden.

Da gjenstår det bare å ønske dere lykke til med kommende arrangementer, og husk at vi gjerne stiller opp om dere ønsker profesjonell hjelp.

Ha en flott høst – Hilsen Mette-Christine og Vibeke

, , , , ,

Høstlige arrangementer og julebord. Arrangøren ute på oppdrag

En herlig uke med litt mer sol og sommer, og dagene har passert i rekordfart. Vi ønsker å forlenge sommeren, men høsten er her og det er mange kommende arrangement som skal planlegges. Faktisk er det full fart med bestillinger og forespørsler om høstlige arrangementer og julebord.

Denne uken har vi brukt mye tid på hyggelige telefonsamtaler og å farte rundt i flotte Bergen by. Det er utrolig kjekt å få presentere oss, og fortelle hva vi kan bidra med i møter med nye og potensielle kunder. Ikke minst er det kjekt å få gode råd på veien om grunderlivet fra personer som Frode Hetlevik hos Finn Schjoll. Han har massiv grundererfaring og kan vise til en formidabel bedrift etter 30 år. Takk for flotte råd på veien.

Kjærlighet ved første blikk

Vår kjære samarbeidspartner Kokke og Serveringstjenester AS, ga oss en spennende nyhet vi virkelig ble begeistret for. Det var kjærlighet ved første blikk når vi møtte Tuk- Tuk.

Tuk-Tuk skal benyttes som mobil serveringsvogn ute på arrangementer, og leveres med servitør. Helt ypperlig å benytte for å få servert nattmat i et bryllup eller hvorfor ikke i oppkjørselen til hjemmefesten for å slippe rot på kjøkkenet, eller som et supplement til julebordet? Mulighetene er mange, og vi digger dette.

Vi har også hatt gleden av å møte kreative Laila, alias «Home made by me». Hun er kreativ til tusen, og vi anbefaler dere å ta en titt på hennes facebookside. Du vil raskt oppdage at denne damen kan sine saker. Hun lager alt selv og vi kunne godt ha tenkt oss både det ene og det andre fra hennes verksted. Du inspirerer.

Miriam reiser til New York

Miriam har hatt praksisplass hos Arrangøren siden mai, og nå er tiden inne for å si «på gjensyn». Vi har hatt stor nytte og glede av å ha Miriam med på laget vårt i en hektisk sommerperiode. Vi håper  hun har med seg verdifull erfaring i bagasjen når hun nå returnerer til studiene i New York. Lykke til og velkommen tilbake til Arrangøren ved en senere anledning. Du er super.

Uken vår ble avsluttet på en fantastisk måte. Vi digger å være ute på oppdrag, og lørdag hadde vi en kjempegøy dag på jobb.  På oppdrag for Possibility i anledning lanseringsfesten for BT Junior storkoste vi oss. På bildet ser du Vibeke ved selfieveggen sammen med selveste Pikachu – utrolig mange morsomme bilder ble tatt her. Les mer om BT Junior. Et flott arrangement, og vi ønsker BT Junior lykke til.

Idag lader vi batteriene sammen med familien i fint søndagsvær før ny uke der tilbud og anbefalinger rundt høstlige arrangementer og julebord skal utvikles for flere potensielle kunder. Takk for tillit, og for at vi får arbeide med det vi elsker – hver dag.

Hilsen fra Mette og Vibeke

, ,

Dekoroppdrag – Det gøyeste vi gjør

Heldig er vi som får jobbe med det vi liker best. Dekoroppdrag er kanskje det gøyeste vi gjør som festplanleggere. Flere spennende oppdrag er gjennomført de siste månedene. Noen der vi gjennomfører hele dekorjobben og noen der vi kun er personlige shoppere av dekor og rekvisita og leverer ferdige dekorpakker til kunden.

Rett før ferien avsluttet vi et oppdrag vi ser oss meget fornøyd med (om vi selv skal få lov å si det 🙂 ). I anledning en forventningsfull kunde sin 40 årsfeiring leverte vi en ferdig dekorpakke. Tidsklemmen gjorde at hun selv ikke hadde tid til å ordne alt rundt festen selv, og hun henvendte seg derfor til oss. Lokalet var alt innleid, og tanken rundt tema var klarlagt. Det var en inspirerende og utrolig morsom jobb å få skape den rette stemningen for å begeistre vår kunde. Tusen takk for tilliten Camilla 🙂

 

Fremgangsmåte ved dekoroppdrag

Festen skulle avholdes ved kysten, der naust og brygge var naturlige rekvisitter. En herlig årstid med assosiasjoner til midtsommerfest, bryggedans, lyse netter og festivalstemning. Etter et par samtaler, litt utveksling av bilder og etter å ha stemt av forventninger og budsjett, gikk vi i gang med å utforme en dekorpla

1. Research

Forarbeidet er avgjørende for å finne og lande det rette individuelle uttrykket på ethvert oppdrag. Researchfasen gir oss viktig inspirasjon, vi er grundige og benytter mye tid på nettsøk. Vi leser blogger, inspirasjonsguider samt benytter Pinterest aktivt. En fantastisk visuell kanal og stor inspirasjonskilde vi er veldig glad i å bruke. Vi legger også ut mye av vårt eget arbeid på vår egen Pinteresttavle. Følg oss på Pinterest HER .

 

 2. Kreativ ideprosess og kartlegging

Når «rett stemning» begynner å forme seg, går vi over til å konkretisere hva som skal til for å skape denne stemningen. Hva må kjøpes inn, eventuelt lages, hva kan leies og hva har vi selv som vi kan leie ut. Vi lager en plan for hvilke butikker som må besøkes og hva som må bestilles på nettet. Vi bestiller en del fra utenlandske nettbutikker og det er da viktig å være ute i god tid da det er en noen av disse butikkene som har lang leveringstid. Uansett er det viktig å være ute i god tid, en vare vi har bestemt oss for å kjøpe kan plutselig være utsolgt. Da er det greit å være kreativ og komme på alternative løsninger.

Hvor mye som skal kjøpes inn er selvsagt avhengig av hvor mye en ønsker å gjøre ut av dekoren og ikke minst hvor stort budsjettet er.

 

3. Levering av innhold

I skissert 40 års oppdrag, endte vi opp med to kasser vi leverte på døren til jubilanten. Innholdet i kassene fordelt på 1: Innkjøpte rekvisitter for anledninger. Disse er enten engangsartikler eller gjenstander kunden beholder etter at festen er ferdig. 2: Utleide rekvisitter fra Arrangøren. Noe av det som var i kassene: Papirlanterner, vimpler, diverse lykter, vaser, syltetøyglass, flasker, silkebånd, sinkbaljer og lysslynger til utendørsbruk. Vi har et innholdsrik lager til utleie, og forsøker å benytte dette der det er mulig.

I tillegg til kassene, legges det ved en dekorplan med beskrivelser på hvordan det skal pyntes, og bilder av alternative oppsett for de ulike dekorelementene.

Sammen med noen gode hjelpere ønsket jubilanten denne gangen selv å få på plass all dekoren både ute og inne på det flotte stedet hun leide for anledningen. Her kan også kundene velge å benytte Arrangøren til selve pyntingen.

Vi elsker dekoroppdrag, og å få være personlige shoppere for kunder som ønsker det lille ekstra på sin fest eller arrangement. Hvor de gode tilbudene og det beste utvalget av rekvisita og utstyr finnes, vet vi. Arrangøren hjelper deg å skape et helhetlig og fristende uttrykk på festen. Vi er fleksible, og involverer oss i den grad du som kunde ønsker.

Ta gjerne kontakt dersom du ønsker å vite mer om hva vi kan gjøre for din fest. Dersom du ønsker å leie utstyr hos oss ta kontakt HER.